FACTURACIÓN ELECTRÓNICA |
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Qué es laFacturación Electrónica?
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Condicionantes de Facturación Electrónica
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Elementos de una Factura
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Obligaciones legales del Expedidor
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Obligaciones legales del Destinatario
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La firma electrónica avanzada_1
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La firma electrónica avanzada_2
- Procedimiento de Implantación
La facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos.
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?Documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que permite atribuir la factura a su obligado tributario emisor?
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Existen tres condicionantes para la realización de e-Factura:
? Se necesita un formato electrónico de factura de mayor o menor complejidad (EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt, entre otros)
? Es necesario una transmisión telemática (tiene que partir de un ordenador, y ser recogida por otro ordenador).
? Este formato electrónico y transmisión telemática, deben garantizar su integridad y autenticidad a través de una firma electrónica reconocida.
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Como requisito de todas las facturas independientemente de cómo se transmitan, en papel o en formato electrónico, el artículo 6 del RD 1496/2003 que regula el contenido de una factura establece que los campos obligatorios de una factura son:
- Núm. Factura
- Fecha expedición
- Razón Social emisor y receptor
- NIF emisor y ?receptor?
- Domicilio emisor y receptor
- Descripción de las operaciones (base imponible)
- Tipo impositivo
- Cuota tributaria
- Fecha prestación del servicio (si distinta a expedición)
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- Consentimiento del destinatario, (que podrá formularse de forma expresa por cualquier medio, verbal o escrito).
- Creación de la factura mediante aplicación informática con los elementos obligatorios mínimos requeridos.
- Firma Electrónica Reconocida
- Remisión Telemática (vía web o correo electrónico)
- Conservación de COPIA o matriz de la factura
- Contabilización y anotación en registros de IVA
- Conservación durante el periodo de prescripción
- Garantía de accesibilidad completa.
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- Recepción de la factura por medio electrónico:
- Verificación del contenido mínimo exigible
- Verificación segura de la firma electrónica
- Contabilización y anotación en registros de IVA
- Conservación durante el periodo de prescripción
- Garantía de accesibilidad completa.
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?La firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma?
Es decir, se tienen que dar tres condicionantes para que se de la firma electrónica reconocida:
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Que sea generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma:
- Que los datos utilizados para la generación de firma pueden producirse sólo una vez y asegura razonablemente su secreto.
- Que existe una seguridad razonable de que los datos utilizados para la generaciónde firma no pueden ser derivados de los de verificación de firma o de la propia firma y de que la firma está protegida contra la falsificación con la tecnología existente encada momento.
- Que los datos de creación de firma pueden ser protegidos de forma fiable por el firmante contra su utilización por terceros.
- Que el dispositivo utilizado no altera los datos o el documento que deba firmarse ni impide que éste se muestre al firmante antes del proceso de firma.
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Paso 1: Toma de requisitos
Este paso es fundamental para dimensionar la solución de facturación electrónica a implantar. Como datos más significativos, están el número de facturas que se emiten al mes, la frecuencia de facturación, el sistema actual de facturación, el prototipo de clientes, etc.
Paso 2: Solicitud de certificados a la Autoridad de Certificación
Uno de los componentes fundamentales de la facturación electrónica, es el certificado digital utilizado para la firma electrónica.
Paso 3: Identificación
La Autoridad de Certificación procede a la identificación del subscriptor del certificado digital para su posterior emisión.
Paso 4: Emisión y distribución de los Certificados Digitales
Una vez realizada la identificación, la Autoridad de Certificación procederá a la emisión de certificados. Para cumplir plenamente con la ley 59/2003 de firma electrónica, la firma debe generarse en un Dispositivo Seguro de Creación de Firma, por lo cual, el certificado debe ser ?en hardware?.
Paso 5: Pedagogía
Sensibilización a la empresa sobre la legislación y el uso de los certificados digitales y su aplicación en el ámbito de la factura electrónica.
Paso 6: Puesta en marcha
Instalación o puesta en marcha del sistema de firma/facturación electrónica.
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